सिंहदरबारभित्र फाइल बोकेर कोठा–कोठा धाउनुपर्ने पुरानो अभ्यास हट्दै गएको छ।
दर्ता, चलानी, टिप्पणी र निर्णय अहिले क्रमशः डिजिटल माध्यममा सारिँदैछ। डिजिटल रूपमा नै टिप्पणी उठाइँदै छ।
सूचना प्रविधि विभागले विकास गरेको सरकारी कार्यालय व्यवस्थापन प्रणाली (जिओआइएएस) को डिजिटल टिप्पणी सेवा अहिले विभिन्न मन्त्रालयमा सक्रिय रूपमा प्रयोगमा आउन थालेको छ।
पछिल्लो पटक असोज दोस्रो साता अर्थ मन्त्रालयको अन्तर्राष्ट्रिय सम्बन्ध महाशाखाबाट सुरू भएसँगै अहिले एकपछि अर्को शाखा र मन्त्रालयमा यो कामको विस्तार भएको हो।
पहिले शाखा अधिकृतले कागजको फाइलमा टिप्पणी लेख्थे, माथिल्लो तहमा पठाइन्थ्यो, फाइल उठाएर हिँड्नुपर्ने काम हुन्थ्यो। अब यही काम प्रणालीमै हुने भएको छ। दर्ता, चलानी, टिप्पणी, हाजिरी, बिदा स्वीकृति, अभिलेख व्यवस्थापन र तोकआदेश–सबै एकै सिस्टममा जोडिएका छन्। टिप्पणी र निर्णयमा डिजिटल हस्ताक्षर प्रयोग हुन्छ।
उद्योग, वाणिज्य तथा आपूर्ति मन्त्रालयले मंसिर १५ गतेबाट पूर्ण रूपमा प्रणालीमार्फत काम गर्दैछ। उद्योग मन्त्रालयले यसअघि दर्ता मात्रै डिजिटल गर्ने गरेकोको अब सम्पूर्ण कार्यप्रवाहा नै डिजिटल गर्न थालेको हो।
डिजिटल टिप्पणी सुरू गर्नुअघि मन्त्रालयले करिब डेढ महिनामा तयारी गरेको जनाएको छ।
यसका लागि मन्त्रालयले सबै कम्प्युटर र हार्डवेयरको एक अस्थायी लेखाजोखा गर्ने काम गरेको मन्त्रालयका अधिकारीहरूले बताएका छन्।
भदौ अन्तिम साता नै सूचना प्रविधि विभागका प्रशिक्षक बोलाएर कर्मचारीलाई ओरिएन्टेसन दिइएको थियो।
यसअघि नै डिजिटल टिप्पणी गर्न सकिने भएपनि डिजिटल हस्ताक्षर नभएको कारणले गर्दा केही ढिलाइ गर्नुपरेको मन्त्रालयका अधिकारीहरूले बताएका छन्।
‘जिआइओएमएस मार्फत डिजिटल टिप्पणी लागू गर्नु पहिले डिजिटल हस्ताक्षर आवश्यक पर्छ, यो खरिदमा केही ढिलाए भएको थियो,’ मन्त्रालयका एक अधिकारीले भने।
डिजिट हस्ताक्षर पेनड्राइभजस्तै देखिने एक प्रकारको उपकरण हो। यही खरिदका लागि बजेट बन्दोबस्तीमा केही समय लागेको थियो।
प्रक्रियालाई सहज बनाउन मन्त्रालयले आफ्नो वेबसाइटमा कार्य सञ्चालन मापदण्डराखेको छ।
अर्थ मन्त्रालयको कार्यान्वयनबाट प्राप्त अनुभवले पनि उद्योग मन्त्रालयलाई आफ्नो तयारी अघि बढाउन सहयोग पुगेको उद्योगका अधिकारीहरू बताउँछन्।
यो बीचमा परराष्ट्र मन्त्रालय, संघीय मामिला तथा सामान्य प्रशासन मन्त्रालय, रक्षा मन्त्रालय लगायतका मन्त्रालयहरूले पनि डिजिटल टिप्पणी सुरू गरेका छन्।
पहिले कसरी हुन्थ्यो काम, अब कसरी हुन्छ?
सानोभन्दा सानो योजना वा निर्णयको फाइल एउटा कोठाबाट अर्को कोठा कुदाउनु हाम्रा मन्त्रालयहरूको नियमित काम हो। यो प्रक्रिया शाखा अधिकृतको कोठाबाट सुरू हुन्छ। त्यहाँबाट उपसचिव, सहसचिव, सचिव हुँदै मन्त्रीको कोठासम्म पुग्छ। प्रत्येक चरणमा हातैले टिप्पणी लेखिन्छ, हातैले दस्तखत गरिन्छ। फाइलहरू भौतिक रूपले एउटा कोठाबाट अर्को कोठा कुदाइन्छ।
गत असौज १० गतेबाट अर्थ मन्त्रालयले भौतिक फाइलको सट्टा डिजिटल माध्यमबाट टिप्पणी उठाउने, डिजिटल माध्यमबाटै अघि बढाउने र हस्ताक्षर पनि डिजिटल नै गर्ने प्रक्रिया सुरू गरेको थियो।
धेरैलाई लाग्न सक्छ, अन्तरिम सरकारले हिजोको आजै यति ठूलो परिवर्तन कसरी गर्न सक्यो?
हामीले यही प्रश्न अर्थ मन्त्रालयका अधिकारीहरूलाई सोधेका थियौं।
उनीहरूका अनुसार सरकारी टिप्पणी उठाउने यो डिजिटल प्रणाली अहिले भर्खरै बनेको होइन। ‘कागजरहित सरकार’ को अवधारणा कार्यान्वयनमा ल्याउने योजनाअनुरूप यो प्रणाली पहिले नै तयार पारिएको थियो र सरकारी संयन्त्रमा थन्किएर बसेको थियो।
यसलाई एकीकृत सरकारी कार्यालय व्यवस्थापन प्रणाली (जिआइओएमएस) भनिन्छ। यो एउटा डिजिटल सफ्टवेयर हो, जसले सरकारी निकायका सबै कामलाई एउटै डिजिटल प्लेटफर्ममा ल्याउँछ।
सञ्चार तथा सूचना प्रविधि मन्त्रालय अन्तर्गतको सूचना प्रविधि विभागले विकास गरेको यो प्रणालीको मुख्य उद्देश्य सरकारी कार्य–सम्पादनलाई सरल, सहज, छिटो, छरितो, मितव्ययी, पारदर्शी र प्रभावकारी बनाउनु हो।
यो सफ्टवेयरमा विद्युतीय माध्यमबाट तोक आदेश दिन र टिप्पणी लेख्न सकिन्छ। चिठीपत्र दर्ता र चलानी गर्न सकिन्छ। कर्मचारीको हाजिरी, बिदा र काज स्वीकृति, अभिलेख व्यवस्थापन जस्ता काम पनि विद्युतीय माध्यमबाटै गरिन्छ। यसका लागि सम्बन्धित अधिकारीको डिजिटल हस्ताक्षर प्रयोग हुन्छ।
अहिले पनि धेरै जसो मन्त्रालयले कर्मचारीहरूको हाजिरीमा यही प्रणाली प्रयोग गरिरहेका छन्। तर टिप्पणी उठाउने र निर्णय–आदेश लेख्ने काममा प्रयोग गरिएको पहिलोपटक हो।
अर्थ मन्त्रालयकै वैदेशिक समन्वय महाशाखाले एक वर्षअघि नै आफू मातहतका सम्पूर्ण टिप्पणी आदेशलाई डिजिटल बनाउने भनेको थियो। तर विभिन्न कारणले कार्यान्वयन हुन सकेन। अहिले अर्थमन्त्रीले नै त्यसमा चासो राखेपछि तत्काल कार्यान्वयनमा ल्याइएको मन्त्रालयका अधिकारीहरू बताउँछन्।
यो प्रणालीले कसरी काम गर्छ त?
पहिले जसरी शाखा अधिकृतले फाइलमा टिप्पणी लेखेर उपसचिव, सहसचिव, सचिव र मन्त्रीका कोठा–कोठा घुमाउनुपर्थ्यो, अब यही काम कम्प्युटरका माध्यमबाट हुनेछ।
शाखा अधिकृतले कम्प्युटर सफ्टवेयरमै टिप्पणी लेख्छन् र त्यसलाई सफ्टवेयरबाटै माथिल्ला तहमा फरवार्ड गर्दै लगिन्छ।
सरल रूपमा बुझ्ने हो भने, यो इमेल फरवार्ड गरेजस्तै हो। हरेक तहका अधिकारीले इमेलमा आफ्नो राय र निर्णय थपेर माथिल्लो तहमा फरवार्ड गर्छन्।
यही क्रममा त्यो इमेल अधिकृतबाट मन्त्रीसम्म पुग्छ। सुरूको फाइलदेखि प्रत्येक चरणमा थपिएका टिप्पणी र आदेश डिजिटल प्रणालीले सधैं सुरक्षित राख्छ। कुनै पनि निर्णय वा टिप्पणी कुन समयमा उठेको हो, कहिले सदर भएको होस् यी सबै सूचना प्रणालीमा बस्छ।
टिप्पणी स्वीकृत भएपछि फाइल कार्यान्वयनमा लैजान पनि सजिलो हुन्छ। अधिकृतले सफ्टवेयरबाटै फाइल सदर भएको थाहा पाउँछन् र डिजिटल माध्यमबाटै चलानी बनाउँछन्।
अब अरू मन्त्रालयले पनि कर्मचारीको हाजिरीबाहेक टिप्पणी उठाउने र सदर गर्ने काममा यो प्रणाली प्रयोग गर्न सक्ने अर्थका अधिकारीहरू बताउछन्।
-1763886130.jpeg)
-1746009348.jpg)
